계약서 작성 및 협상 수행부터 분석 수행 및 승인에 이르기까지 AI 기반 솔루션은 계약 관리를 변화시키고 있습니다. 반복적인 작업을 자동화하고 인적 오류를 최소화하며 수집된 데이터를 활용하여 더 깊은 통찰력을 얻을 수 있습니다.

그러나 모든 기술 혁명과 마찬가지로 계약 관리에도 고유한 어려움이 따릅니다. 이러한 문제 중 일부를 살펴보고 AI가 이러한 문제를 해결하는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보겠습니다.

1. 느린 처리 ​​시간

이 문제는 생각보다 더 일반적입니다. 관련된 모든 당사자가 계약 조건을 확정하고 싶어하더라도 거기에 도달하는 과정은 끝이 없을 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 용어가 중복됩니다. 끊임없는 계약 수정 오래된 문서로 인해 혼란이 생기고 계약서가 서명되지 않은 상태로 유지되며 작은 손실이 늘어나기 시작합니다.

계약 관리 프로세스에 AI를 도입하면 상황을 관점에서 볼 수 있습니다. 새로운 계약을 시작하든, 처리하든 SaaS 구독 관리 (계약의 일부인 경우) 중요한 사전 서명 단계에서 계약이 어떻게 진행되는지 모니터링할 수 있습니다. 사용자는 첫 번째 초안부터 최종 마무리까지 계약 상태를 쉽게 추적할 수 있습니다. 워크플로 프로세스가 어디에서 정체되었는지, 어떤 문서에 주의가 필요한지, 어떤 승인이 필요한지 등을 당사자가 더 쉽게 이해할 수 있도록 사용자 정의할 수 있습니다.

결과적으로, 전체 프로세스의 속도가 빨라지고, 보류 중인 작업이나 작업이 적시에 적절한 사람에 의해 처리됩니다.

2. 예산 혼란

어느 누구도 예산을 초과하고 싶어하지 않지만 때로는 이것이 불가피한 경우도 있습니다. 단순한 사실은 계약 관리자가 주어진 시간에 여러 문서를 작업하는 바쁜 사람들이라는 것입니다. 복잡한 갱신이나 갑작스러운 가격 상승은 특히 당사자들이 일치하지 않는 경우 관심을 끌 수 있습니다.

그러나 AI 기반 솔루션을 사용하면 계약 관리자는 협상된 수치와 총 지출에 대한 명확한 아이디어를 실시간으로 얻을 수 있습니다. 또한 비용이 많이 드는 간과와 실수를 방지할 수도 있습니다. 또한 AI 분석은 과잉 지출 패턴과 비용 절감 범위를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

같은 도구의 통합 대차대조표 템플릿 또는 포괄적인 FinTech 소프트웨어는 관리자가 재무 데이터를 보다 효과적으로 통합하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 세부 정보가 누락되지 않도록 할 수 있습니다.

관리자는 이상 징후와 변경 사항을 즉시 식별할 수 있는 권한이 있다고 느낍니다. 그런 다음 예산을 적절하게 유지하면서 비용이 급증하는 것을 방지하기 위해 적시에 조치를 취할 수 있습니다.

3. 규정 준수 유지

합의된 조건을 준수하지 않아 계약을 위반하면 기업이 법적 문제에 빠질 수 있습니다. 이는 특히 엄격한 개인 정보 보호 표준을 유지해야 하는 산업의 경우 벌금, 처벌, 책임 및 규제 문제로 이어질 수 있습니다. 반면, 상대방이 흔들리면 손실이 발생하거나 품질이 낮은 서비스에 대한 비용을 지불해야 할 수도 있습니다.

AI 기반 솔루션은 필수 규제 언어로 계약서에 특정 내장 조항을 포함시켜 도움을 줄 수 있습니다. 관리자는 정기적인 계약 감사를 실시하고 이에 대한 자세한 보고서를 생성할 수 있습니다. 규정 준수 관리 요구사항을 빠르고 간단하게 처리합니다. 이러한 시스템에는 검색 기능도 함께 제공되므로 사용자는 중요한 문서를 모두 쉽게 찾을 수 있습니다.

가장 좋은 부분은? 다른 주나 국가에 있는 회사와 비즈니스를 하고 있더라도 규정 준수 팀은 항상 법의 올바른 편에 서 있을 것입니다.

4. 문서 버전 추적 상실

상상해 보세요. 계약 문서를 마무리하기 위해 열심히 노력했지만 그것이 오래된 버전이라는 것을 깨달았습니다. 따라서 이미 잘못된 버전을 검토하고 서명한 모든 사람에게 연락하여 다시 요청하도록 며칠 동안 연락해야 합니다. 그 과정에서 올바른 버전을 찾기 위해 오래된 이메일이나 공유 드라이브를 뒤지는 귀중한 시간도 낭비하게 됩니다.

AI 지원 계약 관리 소프트웨어를 사용하면 다양한 버전의 문서를 한 곳에서 더 효과적으로 정리할 수 있습니다. 사용자는 버전 제어를 사용하여 관련된 모든 당사자가 동일한 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다. 모두가 최신 버전으로 작업하면 혼동을 피하고 정확성을 보장하는 것이 쉬워집니다.

5. 보안접속을 위한 권한

계약에 있어서는 적절한 사람만이 기밀 문서에 접근할 수 있도록 하는 것이 매우 중요합니다. 특정 사람들의 접근을 제한하는 것도 중요합니다. 데이터 오용 방지. 이를 보장하는 것은 생각보다 까다로울 수 있습니다.

정교한 AI 기반 솔루션은 특정 역할을 처리하는 특정 개인에게 액세스 및 권한을 제공하는 프로세스를 단순화할 수 있습니다. 모든 계약 문서는 클라우드에 안전하게 저장됩니다. 관리자는 특정 개인만 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 비즈니스 파트너는 귀하의 민감한 데이터가 보호되고 안전하다는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.

6. 데이터 사일로

한 부서에서 다른 부서로 이동하고 동일한 계약 관련 정보를 찾기 위해 사람들을 쫓는 것은 매우 실망스러울 수 있습니다. 올바른 정보를 얻고 있는지 어떻게 확신할 수 있나요? 서로 다른 소스에서 충돌하거나 잘못된 데이터를 제공하면 어떻게 되나요? 상황이 위험하게 변하여 여러 계약 버전이 발생하고 개정 주기가 길어질 수 있습니다.

AI 기반 계약 관리 솔루션은 계약서를 송장, 구매 주문서 등과 같은 중요한 문서에 연결하여 데이터 사일로를 효과적으로 무너뜨릴 수 있습니다. 관리자는 단일 플랫폼에서 여러 이해관계자와 소통할 수 있으므로 오해의 여지가 사라집니다. 이를 통해 보다 쉽게 ​​최신 데이터를 참조하고 비즈니스에 도움이 되는 빠른 결정을 내릴 수 있습니다.

7. 계약 체결 지연

필요한 모든 서명이 없으면 계약은 무효가 됩니다. 계약의 유효성을 유지하려면 관련된 모든 당사자가 승인을 제공하고 합의된 조항을 확인해야 합니다. 서명이 누락된 계약은 잠재적인 지연, 연기, 심지어 법적 문제로 이어질 수 있습니다. 또한 수동 프로세스나 타사 도구로 인해 작업 속도가 느려지고 피할 수 있는 인적 오류가 발생할 수 있습니다.

승인된 당사자가 계약 문서에 대해 협업할 수 있도록 하는 AI 솔루션은 오류 및 서명 누락 가능성을 최소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. DocuSign과 같은 디지털 서명 솔루션과 통합하면 개인은 언제 어디서나 안전하게 계약서에 서명할 수 있습니다. 또한 이러한 솔루션은 특정 문서의 모든 활동을 추적합니다. 따라서 문서에 누가 언제 서명했는지 항상 알 수 있습니다.

계약 관리 시스템에 AI를 통합하면 비용 절감, 효율성 향상, 정확성 향상과 같은 이점을 가져오는 동시에 엄청난 변화를 가져올 수 있습니다. 그러나 모든 새로운 기술에는 특정한 과제가 있습니다.

프로세스 속도를 높이고, 규정 준수를 보장하고, 데이터 보안을 촉진하고, 기타 관련 문제를 해결하기 위해 지능형 기술을 활용하는 것은 계약 당사자의 책임입니다. 위의 정보가 귀하의 비즈니스가 AI 기반 솔루션을 최대한 활용하고 계약 관리와 관련된 문제를 완화하는 데 도움이 되기를 바랍니다.