스토리지 솔루션을 시작하기 전에 혼란스러운 부분을 정리해야 합니다. 모든 문서를 금고에 보관할 필요는 없습니다. 물리적으로 보관해야 하는 것과 디지털화할 수 있는 것을 분류하는 것부터 시작하세요. 고려해야 할 주요 범주는 다음과 같습니다.

• 개인의: 출생 증명서, 사회 보장 카드, 의료 기록.
• 사업: 계약서, 송장, 세금 문서.
• 합법적인: 유언장, 증서, 위임장.
• 재정적인: 은행 명세서, 투자 기록, 이전 세금 신고서.

문서를 분류한 후에는 종이 형식으로 유지해야 할 문서와 디지털화할 수 있는 문서를 결정하세요. 많은 문서를 온라인으로 안전하게 스캔하고 저장할 수 있지만 중요한 문서(예: 법적 문서 또는 서명이 있는 원본)는 여전히 스캔해야 할 수 있습니다. 하드 카피에 남아. 목표는 문서를 체계적으로 정리하고 안전하며 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것입니다.

문서를 분류했으므로 이제 저장 공간에 대해 생각해 볼 차례입니다. 올바른 옵션은 보관하는 항목과 보안 수준에 따라 다릅니다.

개인 서류의 경우화재, 물, 도난으로부터 물건을 보호할 수 있는 보관함을 원합니다. 방화 및 방수 금고는 출생 증명서, 여권과 같은 매우 중요한 파일을 보관하는 데 이상적인 제품입니다. 금고가 없다면, 잠긴 파일 캐비닛을 잠가두는 것만 기억하면 잠긴 파일 캐비닛도 작동할 수 있습니다!

비즈니스 문서의 경우약간의 추가 보안이 필요합니다. 민감한 자료를 보관하는 경우 접근이 제한된 보안실이나 파일 캐비닛을 고려하세요. 공간이 충분하지 않나요? 등의 전문 문서 보관 서비스 Corodata 기록 관리 서비스안전한 오프사이트 스토리지 솔루션을 제공합니다. 기업이 중요한 기록을 안전하게 보관하는 동시에 편리한 액세스를 제공하도록 돕습니다. 이러한 서비스는 귀하의 실제 문서가 안전하고 정리된 환경에 저장되도록 보장하여 귀중한 사무실 공간을 낭비하지 않고 마음의 평화를 제공합니다.

또한 문서에 대한 간단한 파일링 시스템을 설정하는 것도 고려해 보세요. 명확한 범주(예: “세금” 또는 “의료”)로 폴더에 라벨을 지정하고 색상으로 구분된 탭을 사용하면 머리 아픈 일 없이 필요한 항목을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 선택한 시스템이 작동하는지 확인하세요. 너.

많은 사람들이 이 점을 간과합니다. 더 많은 사람이 문서에 액세스할수록 문제가 발생할 가능성이 더 높아집니다. 따라서 귀하의 민감한 정보에 액세스해야 하는 사람이 누구인지 신중하게 생각하십시오.

일반적으로 개인 문서를 잠긴 캐비닛이나 금고에 보관하는 것으로 충분합니다. 그러나 기업의 경우 명확한 액세스 정책을 수립하는 것이 중요합니다. 특정 직원만 계약서나 기밀 보고서에 액세스해야 할 수 있으므로 적절한 사람만이 이러한 파일을 처리하는지 확인하십시오. 직원이 문서를 체크인하고 체크아웃하는 시스템을 설정하여 물건이 반환되고 추적되도록 할 수 있습니다.

요점은 민감한 문서에 대한 액세스를 제한하고 액세스 권한이 있는 사람을 신뢰할 수 있는지 확인하는 것입니다. 또한 누가 무엇에 액세스할 수 있는지 정기적으로 검토하는 것도 나쁠 것이 없습니다. 때때로 사람들은 더 이상 필요하지 않을 때 액세스 권한을 취소하는 것을 잊어버립니다.

문서 정리는 간단할수록 좋습니다. 결국, 목표는 당신의 삶을 더 쉽게 만드는 것이지, 더 어렵게 만드는 것이 아닙니다.

모든 것을 분류하는 것부터 시작하세요. 재무 기록을 함께, 의료 문서 다른 더미에 보관하고 법적 서류(유언장 등)를 안전하지만 접근 가능한 곳에 보관하세요. 모든 것을 명확하게 표시하십시오. 모호한 “중요한 항목” 폴더가 없습니다. 구체적일수록 좋습니다. 이렇게 하면 뭔가 필요할 때 더미를 헤집고 다닐 필요가 없습니다.

디지털 인덱스 팁: 각 파일의 내용을 나열하는 디지털 색인이나 스프레드시트를 사용하면 장기적으로 시간을 절약할 수 있습니다. 따라서 잠긴 서류 캐비닛을 뒤질 때 정확히 어디를 봐야 할지 알게 될 것입니다. 이는 또한 컬렉션이 늘어남에 따라 시스템을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

정기적으로 문서를 검토하는 것을 잊지 마세요. 만료된 양식, 오래된 영수증 및 더 이상 목적에 부합하지 않는 모든 것을 버리십시오. 파일을 다듬고 최신 상태로 유지하면 혼란을 방지하고 중요한 문서를 잃어버릴 위험을 줄일 수 있습니다.

아직 디지털 백업을 채택하지 않았다면 이제 디지털 백업을 채택할 때입니다. 실제 문서를 스캔하여 안전한 클라우드 서비스나 암호화된 드라이브에 저장하는 것은 재해 발생 시 파일을 안전하게 보호할 수 있는 좋은 방법입니다. 화재, 홍수 및 도난은 디지털 백업에 영향을 미치지 않습니다.

하지만 핵심은 다음과 같습니다. 그냥 스캔하고 잊어버리지 마세요. 강력한 비밀번호를 사용하고 2단계 인증(2FA)을 활성화하여 디지털 문서를 안전하게 보호하세요. 특히 개인 정보나 비즈니스 정보가 포함된 민감한 파일을 암호화하세요. 디지털 사본을 보호하려면 약간의 추가 노력만 필요하며 그만한 가치가 있습니다.

또한 디지털 파일을 정기적으로 백업하십시오. 파일을 한 곳에 보관하는 것은 위험합니다. 클라우드나 외장 하드 드라이브 등 다양한 위치에 여러 개의 백업을 보관하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 후회하는 것보다 안전한 것이 낫습니다!

이제 시스템을 설정했으므로 시스템을 낭비하지 마십시오. 약간의 정기적인 유지 관리가 큰 도움이 됩니다. 몇 달에 한 번씩 스토리지 시스템을 검토하도록 알림을 설정하세요. 파일이 아직 정리되어 있나요? 제거할 수 있는 오래된 문서가 있나요? 정기적인 점검을 통해 시간과 스트레스를 절약할 수 있습니다.

디지털 파일도 마찬가지입니다. 온라인 저장소가 안전한지, 백업이 여전히 최신 상태인지 확인하세요. 새 문서를 스캔한 경우 해당 문서가 올바르게 보관되고 백업되었는지 확인하세요. 게임에서 앞서 나가는 것이 중요합니다.

지금 당신의 문서 정리는 어떤가요? 조금 압도당하는 느낌이 든다면 걱정하지 마세요. 작게 시작할 수 있습니다. 중요한 서류를 먼저 정리하고 안전하게 보관한 다음 거기서부터 구축하세요. 개인용이든 업무용이든 시스템을 구축하고 나면 모든 것을 추적하는 것이 얼마나 쉬운지 놀라실 것입니다. 또한 중요한 문서가 안전하고 건전하다는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.

서류 작업을 직접 관리할 준비가 되셨나요? 오늘부터 정리를 시작하세요. 나중에 중요한 문서 하나를 찾기 위해 애쓰지 않을 때 자신에게 감사하게 될 것입니다. 노력할 가치가 있습니다. 저를 믿으세요.